Zacatecas, Zac.- La Contraloría Interna y la Coordinación General Jurídica del Gobierno del Estado aplican coordinadamente el proyecto para la Modernización del Archivo General de Notarías, como parte del Programa Integral de Modernización Administrativa, cuyo fin es mejorar los sistemas, métodos y procedimientos que se utilizan en la ejecución de los programas gubernamentales.

La Coordinación General Jurídica, a través de la Dirección de Notarías, es la responsable de organizar, dirigir y vigilar el ejercicio de la función notarial y ejercer las atribuciones y funciones que sobre esta materia se le confieren al poder Ejecutivo, en la Ley del Notariado y demás disposiciones vigentes sobre la materia; además de organizar y administrar el archivo de notarías del estado.

En este sentido, coordinadamente ambas dependencias, mediante el programa integral de modernización administrativa, iniciaron el proyecto para la “Modernización del Archivo General de Notarías”.

Lo que se busca es la implementación de tecnologías de información, estableciendo metodologías que permitan realizar las actividades de manera eficiente y eficaz en beneficio para las y los usuarios de dicho servicio.

Es importante mencionar que la Modernización del Archivo General de Notarías consiste en su primera etapa en la adquisición de equipo e infraestructura que permitan su adecuado desarrollo.

De igual forma, la segunda fase consta en la organización del archivo general, basada en estándares y normas internaciones de archivística, que permitan fácilmente la ubicación y ordenamiento de los mismos, mediante etiquetas únicas que se adhieren a los volúmenes y apéndices.

Cabe mencionar que dicha información es capturada en un sistema electrónico de control, desarrollado de acuerdo a las necesidades propias del proyecto.

Este sistema, en su estructura, además de permitir administrar y controlar de manera electrónica el archivo, también involucra directamente a los notarios del estado, originando una comunicación directa y en tiempo real entre la Dirección y el notario.

La tercera etapa consiste en la digitalización del universo total del archivo general de notarías y, finalmente, el sistema relaciona las imágenes con la información de los volúmenes y apéndices.

Como dato, el estado de Zacatecas cuenta con 53 notarías de número y 26 por receptoría de oficio; de las primeras, 38 se encuentran activas y el Archivo General de Notarías alberga aproximadamente 13 mil protocolos con sus respectivos apéndices, sin contar toda la documentación que forma parte también del acervo cultural de la entidad.